Traduje se, že data jsou mnohdy to nejcennější, čím firma disponuje. S robustními možnostmi dnešní výpočetní techniky již není problémem zpracovávat a uchovávat pouze data současná, ale lze s úspěchem uchovávat a využívat i data historická. Na základě historických dat a jejich statistik lze předpovídat chování procesů v budoucnu, jiným důvodem pro uchovávání dat je legislativa v případech finančních organizací, ve zdravotnictví a jinde.
          Nejspolehlivějším a neuznávanějším archivním médiem je dnes UDO (Ultra Density Optical) médium, které je nástupcem dřívější magnetooptické technologie. Kapacita tohoto média je 30 GB a životnost archivovaných dat přesahuje 50 let. Dalšími alternativami jsou DVD-R a CD-R média a nově i magnetopásková média v provedení WORM. Velkokapacitní archivy jsou zpravidla kombinací archivního jukeboxu s mnoha stovkami až tisíci archivních médií, HSM archivního řídícího software a patřičné aplikace. Cena takovéhoto archivního systému je značná, a proto tam, kde podmínky nejsou tak přísné jsou data uchovávána na velkokapacitních dikových polích a jištěna klasickým zálohovacím systémem.
          Práce a využití archivních dat je rozdílná podle odvětví. Jedinou archivní aplikací, kterou mohou využívat snad ve všech odvětvích je archiv dnes masivně využívané elektronické pošty.
          Lavinovitě roste užívání e-mailu jako efektivního komunikačního a obchodního nástroje pro získávání informací, kontaktů, objednávek, dokumentace, výrobních podkladů i důvěrných obchodních zpráv. To sebou přináší obtížnou orientaci v záplavě elektronické pošty, pomalejší prohledávání pošty a problémy v případě ztráty e-mailu. Rostoucí objem e-mailů nutí k stálému nákupu nových výkonnějších mailserverů, větších diskových subsystémů, komplikuje i správu, zálohování a obnovu stále narůstajících e-mailových databází, což klade další nároky na administrátory. Objem zpráv roste rychleji než systémy, uživatelé a administrátoři jsou schopni zvládnout.

Všechny výše popsané problémy řeší aplikace pro archivaci elektronické pošty:

  • všechny příchozí i odchozí e-maily se okamžitě kopírují do archívu a prochází komplexní indexací včetně hlavičkových údajů, těla e-mailu i všech jeho příloh
  • po určitém čase se smažou z mailserveru e-maily s malou četností přístupů a můžeme pak s nimi pracovat jen v archívu
  • na mailserveru zůstává pouze velmi malá část e-mailů, čímž se minimalizují budoucí nároky na diskový prostor i na výkon mailserveru
  • vyhledávání a prezentace archivovaných e-mailů je fulltextové. Standardně je možno prohledávat pouze svými e-maily, pro certifikované uživatele i  napříč definovaným spektrem e-mailů

Zavedení systému archivace elektronické pošty se zvyšuje efektivita práce, zabezpečení dat a stabilizuje se i výkon mailserverů. Snižují se nároky na kapacitu databází Email serverů, zkracuje se doba zálohování a obnovy dat a výrazně se spoří čas IT administrátora.

Chcete-li vyřešit archivaci a správu dat a potřebujete-li podrobnější informace, kontaktujte nás a my Vám pomůžeme.